Sedan årsskiftet har ett stort antal CloudScan-kunder börjat använda CloudScan i sitt dagliga arbete. En av dessa är Calle Löfqvist Åkeri.
CALLE LÖFQVIST ÅKERI – Med hjälp av CloudScan har vårt arbete förenklats avsevärt. Vi kan numera söka och hitta våra fraktsedlar via våra telefoner, surfplattor och datorer, säger Jessica på Calle Löfqvist Åkeri.Tidigare var man på Calle Löfqvist Åkeri beroende av att vara vid sina datorer, för att kunna göra sökningar. CloudScan är nämligen inte deras första digitala arkivsystem utan de hade ett annat system sen några år tillbaka.Detta var ett äldre system med endast en dokumenttyp och de hade inte alls samma möjligheter att söka dokument helt mobilt som de har idag. Eftersom att allt lagras i Googles moln kan de hur lätt som helst logga in med sina Googlekonton och komma åt alla sina dokument oavsett om de är på resa eller på jobbet
”Vi bara googlar på något som står på det inscannade pappret”..
– Vi ska även se över så att vi flyttar över mailen och kalendrarna till samma lösning för att få tillgång till allt från samma inloggning. Vi har nu fått en leverantör som kan hjälpa oss med mycket mer än kopieringsmaskin, för det var med en traditionell kopieringsmaskin som allt började, fortsätter Jessica. Kopieringsmaskinen finns kvar hos CL Åkeri AB, men gör så mycket mer än att bara kopiera idag. De har alla fått sina egna knappar som de kan scanna in dokument till antingen sina egna inkorgar eller till gemensamma mappar som t.ex. “Fraktsedlar”. Efter någon sekund kan de googla allt som stod på pappret de nyss scannade in. – Vi kan exempelvis söka på kundens namn, fraktsedelsnummer, datum, mottagare mm, ja, egentligen på all text som finns med på fraktsedeln. Vi kommer även att få tillgång till den avtalsmodul som CloudScan har utvecklat tillsammans med Google, där vi kan hantera leverantörsavtal och få påminnelser när det är dags att omförhandla. Vi kommer inte att behöva betala mer än idag eftersom att det kommer att ingå i grundpaket.
FÖRDELARNA MED CLOUDSCAN Lösningar ska vara enkla att använda och de ska effektivisera arbetet. Just så fungerar CloudScan. Att skanna (digitalisera) ett papper är oerhört enkelt, en knapptryckning på kopiatorn så är det klart. Men, inte nog med det. När väl pappret skannats så tolkas det (indexeras) så att alla ord som står skrivna på pappret också blir sökbara. Men, det räcker inte där. Efter att det digitaliserade pappret tolkats så lagras det automatiskt i molnet på avsedd plats (den mapp man valt när man skannade). Och när väl “pappret” nu lagras i molnet är det tillgängligt från alla dina enheter, dator, surfplatta och mobil, vart du än befinner dig i världen.
VARFÖR CLOUDSCAN? – Våra kunder efterfrågade lösningar för att göra sina papper tillgängliga digitalt, så att de enklare kunde delas mellan medarbetare men framförallt att man skulle slippa leta i pärmar för att finna det man sökte. Nu googlar våra kunder via mobilen, och finner de uppgifter de söker på ett ögonblick, även när de är ute på fältet och jobbar, säger Mikael Olsson, försäljningschef på CloudScan.
| |
|
